Merlin Backoffice le module indispensable !
Après avoir utilisé et vous avoir recommandé pendant plusieurs années les fabuleux logiciels Sitolog PrestaCatégories et PrestaPricing pour PrestaShop, je vais vous parler aujourd’hui du tout nouveau Merlin Backoffice.
Pour synthétiser, Merlin Backoffice est la fusion de ces deux modules phares, pour pouvoir tout faire depuis une seule application, mais avec une nouvelle interface pour un apprentissage et une utilisation encore plus facile.
A quoi ça sert ? :
PrestaShop est un très bon CMS pour quiconque souhaite monter rapidement une boutique en ligne, c’est même le N°1 en France. Mais il a quelques gros défauts, j’en citerai deux : difficultés souvent rencontrées aux changements de version et surtout, une quasi absence d’outil de création et modification en masse des catégories et fiches produits. Ce qui fait que dès que l’on dépasse quelques dizaines de produits, leur création et maintenance devienne vite très chronophage et peu efficace.
Sitolog propose depuis 2010 plusieurs modules ou applications destinées à corriger ce second point, c’est à dire permettant au gestionnaire de toute boutique PrestaShop, de travailler de 10 à 100 fois plus rapidement, grâce à des fonctionnalités de gestion par lot des éléments du catalogue.
Créer, supprimer, modifier vos fiches articles est alors grandement facilité, même en travaillant fiche par fiche. Et appliquer des modifications en une seule opération sur des centaines ou milliers d’articles est juste bluffant.
Par exemple, augmenter les prix de vente de 500 produits de x% demande moins d’une minute avec Merlin Backoffice, au lieu d’un minimum de 3 heures et d’un Aspro avec le backoffice natif de PrestaShop.
Il existe plusieurs solutions “équivalentes” sur le marché, souvent bien plus connues, mais j’ai pu voir au fil du temps, que les solutions de Sitolog ont des “petites » choses en plus qui font toute la différence :
- Un support et accompagnement de qualité professionnel, gratuit, hyper réactif, assuré par le développeur lui même.
- Un rapport qualité prix imbattable (il existe différentes versions, de 79€ à 250€ environ).
- Une parfaite connaissance des points faibles de PrestaShop, et une spécialisation sur la gestion du catalogue afin de toujours proposer des fonctionnalités vraiment utiles.
- Une grande écoute des besoins des utilisateurs et l’innovation mise au cœur du système.
- Des outils stables et fonctionnels.
J’ai donc testé pour vous la dernière version 1.1 de Merlin Backoffice sortie en avril 2018 :
Installation.
Rien de compliqué, cela se fait en moins de 5 minutes en suivant la notice fournie. Ce fait en deux étapes. D’abord l’installation d’un petit module dans PrestaShop, permettant d’établir la connexion avec la base de données. Puis le lancement d’un .exe installant le logiciel sous Windows.
Oui, car il ne s’agit pas d’un module classique, s’utilisant via l’administration de PrestaShop, mais d’une vraie application Windows.
Cette approche présente plusieurs avantages :
- Une meilleure sécurité et protection de vos données, car un “client lourd” ne pourra pas être piraté comme l’est une page web.Une plus grande richesse fonctionnelle car il est plus facile
- de programmer un logiciel Windows que des pseudo applications fonctionnant dans un navigateur fait pour afficher des pages web.
- Plus de puissance et de vitesse car il n’y a pas besoin d’afficher et rafraichir des pages (qui n’a jamais attendu 15 secondes pour change de page produit dans PrestaShop ?)
L’inconvénient est cependant de devoir installer l’application sur tous les postes, pour pouvoir l’utiliser de divers endroits. Par défaut, la licence inclut le droit de l’installer sur deux postes, mais c’est extensible pour quelques dizaines d’euros.
Autre petit bémol, si vous travaillez exclusivement sur MAC, il faudra passer par une solution de virtualisation comme Parallels Desktop ou VMWare. Mais ce type de configurations est aujourd’hui mature et vraiment performant.
La configuration est hyper simple, le logiciel ne vous demande que l’url de la boutique ainsi que votre email et mot de passe employé (comme pour vous connecter au back-office de PrestaShop).
Premier aperçu :
- Sur la gauche, un panneau (détachable), permet de sélectionner une ou plusieurs boutiques (en multi boutiques), puis une ou plusieurs catégories.
- Au centre, en haut, la table principale, que l’on peut configurer à loisir (choix des colonnes parmi plus de 110 possibles), permet d’afficher et modifier soit les produits des catégories sélectionnées à gauche, soit le détail des catégories elles mêmes. Il n’y a pas de bouton “sauver”, les modifications réalisées dans les cellules des tables sont automatiquement enregistrées dans la base de données quand on sort de la ligne.
- Au centre, en bas, une dizaine d’onglets permettent d’accéder à diverses propriétés, comme les caractéristiques, les déclinaisons, les images, traductions, transporteurs, groupes de clients, prix spéciaux etc…
- Enfin en haut à droite, un autre panneau détachable, permet de déplacer, réorganiser, associer produits et catégories.
- Au dessus des tables, des systèmes de filtrage évolués, permettent d’isoler des groupes de produits selon des critères personnalisés (par exemple pour ne modifier que les produits de tel fournisseur).
Si vous étiez utilisateur de PrestaPricing et PrestaCatégories, vous remarquerez immédiatement l’allégement de l’interface. La multitude de petits boutons a été remplacée par quelques boutons plus intuitifs. Les fonctionnalités ont été regroupées de manière logique:
- Actions agissant sur une sélection de lignes dans le bouton “Actions groupées” (ex : dupliquer les produits sélectionnés).
- Actions agissant sur une colonne précise, dans le menu contextuel apparaissant après un clic droit dans la colonne (ex : remplacer tel mot par un autre dans toutes les descriptions des catégories).
- Actions agissant sur toute la table dans le menu contextuel de la table (ex : hauteur des lignes)Actions agissant globalement,
- dans les divers tiroirs du panneau de contrôle de gauche (ex : options de calcul sur les taxes).
Fonctionnalités :
Si par contre vous ne connaissiez pas ces logiciels, vous devez encore vous demander ce qu’ils permettent de faire.
Disons le tout de suite, c’est du lourd. Sitolog parle de plus de 450 fonctionnalités. D’une manière synthétique, il est possible par exemple de :
- Créer et modifier en masse catégories, produits, déclinaisons.
- Dupliquer plusieurs produits en plusieurs exemplaires en une fois
- Réaliser des calculs rapides sur les prix ou les stocks et des arrondis automatiques
- Appliquer des marges commerciales.
- Utiliser des éditeurs HTML pour modifier rapidement les produits et catégories.
- Biens sûr gérer en masse les stocks. Y compris les mouvements de stocks entre entrepôts.
- Créer et modifier en masse les prix spéciaux
- Modifier par lot les textes, comme les noms, descriptions, champs meta (chercher remplacer, copier une colonne dans une autre etc).
- Télécharger en masse des photos, sans devoir attendre
- Réaliser les associations croisées aux fournisseurs (fournisseur par défaut, prix et référence), fabricants, pièces jointes, transporteurs, accessoires, tags, boutiques.
- Créer et associer des caractéristiques et des attributs.
- Dupliquer et déplacer de branches de familles de produits.
- Associer rapidement et en masse les produits aux catégories, ou les déplacer.
- Modifier l’ordre des catégories et de l’ordre des produits dans leurs catégories associées.
- Associer des catégories et produits aux boutiques (transferts des articles entre boutiques).
- Gérer les remises par catégories et groupes de clients
- Exporter les données
- Réparer la base de données
- Créer et imprimer des catalogues PDF et des étiquettes
…/…
Mais en fait chaque utilisateur a ses propres besoins et n’utilisera de manière régulière ou répétée qu’une infime partie des possibilités offertes.
Par contre, la ou Merlin Backoffice est unique, c’est que tout ou presque semble avoir été pensé et semble réalisable d’une manière ou d’une autre. Il suffit alors d’un coup de fil au support gratuit de Sitolog, pour que grâce au système de partage d’écran inclus dans le soft, ils vous montrent en quelques minutes comment réaliser l’opération qui vous aurait pris un mois sans cet outil.
A noter que les pages de PrestaPricing et PrestaCatégories sur le site de Sitolog, regorgent de tutoriels vidéo permettant d’apprendre à maitriser ces logiciels pas à pas. Pour Merlin Backoffice, à l’heure ou j’écris ces lignes, seul un tutoriel de 40min est disponible. Si il convient parfaitement pour se dégrossir, il ne rentre pas dans le détail de chaque fonctionnalité. Pour cela il faut donc pour le moment utiliser les tutos de PrestaPricing et PrestaCatégories qui restent pertinents, car même si l’interface et l’ergonomie ont changé, les fonctionnalités sont globalement les mêmes.
Certaines fonctionnalités sont des options, c’est le cas de l’option d’importation de fichiers Excel (ou CSV) et du Générateur avancé de déclinaisons.
L’outil d’importation sera surtout utile à ceux qui travaillent en dropshipping ou qui tout simplement disposent de catalogues de produits fournis par leur fournisseurs, car c’est la méthode la plus rapide pour remplir rapidement sa base avec des nouveaux produits.
Cet outil se distingue de l’outil d’import natif de PrestaShop sur plusieurs points:
- Pas de limite de taille du nombre de lignes dans le fichier et particulièrement stable.
- Plus souple au niveau du format des fichiers.
- Plus puissants grâce à de nombreuses options innovantes (comme le calcul automatique des prix de ventes ou encore l’obsolescence automatique des produits absents dans le listing).
Le générateur avancés de déclinaisons fonctionne selon un principe proche de celui de PrestaShop, avec trois grosses différences :
- il ne plante pas au bout de 400 déclinaisons.
- il peut générer des déclinaisons dans plusieurs produits simultanément.
- il sait mettre à jour des déclinaisons existantes en même temps qu’en produire des nouvelles.
Au delà de la richesse fonctionnelle de Merlin Backoffice (comme l’outil de modification en masse des textes ou encore l’association automatique est intelligente d’un lot de photos à un lot de produits), c’est surtout la vitesse d’exécution que j’ai apprécié. Le gain de temps journalier dans l’administration de son catalogue peut littéralement changer votre relation avec PrestaShop. Quand on y a gouté, il est difficile de s’en passer.
A l’usage, on se rend mieux compte des améliorations ergonomiques apportées à Merlin Backoffice par rapport à ses prédécesseurs. Le configurateur des tables par exemple permet à présent de créer une infinité de configurations de travail, pour adapter l’environnement en fonction des taches à réaliser (une configuration pour travailler sur le SEO, une autre pour travailler sur les prix, une troisième pour exporter les données demandées par une place de marché, etc…).
Appréciable également, la prévisualisation du résultat des opérations de modification multi-lignes par calcul. Cela permet de vérifier à l’écran que l’opération demandée (par exemple “Multiplier sa marge par 2”), donne bien le résultat escompté, avant de modifier les données dans la base.
Interrogé sur ce point, Sitolog m’a indiqué que l’outil le plus utilisé, après l’importation de catalogue, était l’onglet concernant les prix spéciaux, pour la mise en place hyper rapide des soldes et promotions sur des centaines de produits en même temps :
Pour conclure :
Déjà fan de PrestaPricing et PrestaCatégories, j’ai été bluffé par les améliorations apportées par Merlin Backoffice. On voit que le développeur a su tenir compte des remarques des utilisateurs, afin d’en faciliter la prise en main.
Disponible à un tarif très attractif, sans frais annuel (licence valide à vie), mises à jour gratuites pendant 6 mois, support gratuit, il sera vite amorti et c’est pourquoi de nombreux commentaires d’utilisateurs parlent de leur meilleur investissement pour PrestaShop.
Je ne peux que conseiller ce module, ou plutôt ce programme, à toute personne souhaitant administrer son catalogue PrestaShop de manière efficace et professionnelle, quelque soit son profil et niveau d’expérience.
Aussi j’ai le plaisir de vous offrir une remise de 5% pour les 50 premiers téléchargement en cliquant ici
